Intranet analytics : mesurer la performance de votre outil Sharepoint | Analytics

Qu’est-ce qu’un projet d’intranet SharePoint abouti et performant ? Votre solution digital analytics va vous permettre d’y répondre avec des chiffres. Elle vous donnera également des clés de compréhension de vos intranautes. Mieux que ça, votre plateforme analytique va garantir la sécurité de vos données et générer de la motivation auprès des collaborateurs. Explications…

Le double enjeu de confidentialité d’un intranet

Dans une entreprise, la confidentialité et la sécurité de la donnée restent des enjeux prioritaires, voire préliminaires. Par définition, une plate-forme intranet, par exemple propulsée par MS SharePoint, doit contenir une masse de données vitales pour le fonctionnement de l’entreprise ou de l’institution, comme la liste des clients, fournisseurs, ventes, etc. ; mais également une quantité toute aussi importante d’informations sur les salariés de cette organisation, publiques ou privées.

L’enjeu est donc double : sécuriser les informations stratégiques sur l’organisation ainsi que celles des salariés étant exposées sur un réseau intranet.

Une capacité à traiter des informations hétérogènes

Il est crucial de disposer d’une solution analytique fiable, sécurisée et respectant la vie privée.

Un Intranet est un environnement centralisé et contrôlé, du développement au déploiement de la plate-forme, en passant par la diffusion des contenus qui y sont proposés. Malgré cela, l’information n’en reste pas moins diverse et variée puisqu’elle provient de services et de systèmes différents. La gestion des contenus peut d’ailleurs parfois être prise en charge par les collaborateurs eux-mêmes (partager un document de travail, échanger sur un forum sont autant d’actions qui ne sont pas centralisées). Tout cela conduit souvent à la dispersion et l’hétérogénéité de l’information. Au-delà de la création de procédures d’utilisation strictes de l’intranet, votre solution analytics garantit l’intégrité et la fiabilité des données relatives à vos collaborateurs et à vos clients en les anonymisant. Autre avantage, en important les différents annuaires (CRM, agents, etc.), l’outil de mesure devient la plate-forme d’unification de la donnée. En d’autres termes, les données en sortie de l’outil sont directement exploitables.

Un impératif de sécurité des données dans la solution analytique

La sécurité de l’information est souvent mentionnée comme un frein définitif à la mesure des outils intranet. On peut comprendre une compagnie d’assurances par exemple, qui fait transiter ses données les plus confidentielles et critiques à son exploitation sur son intranet. La moindre fuite de donnée pourrait mettre en danger la survie de cette entreprise (pertes de données client, espionnage industriel, …). Que la donnée soit stockée en nuage ou localement sur les serveurs de l’entreprise, il reste donc absolument indispensable d’en garantir sa sécurité.

Le choix de la solution de mesure doit se faire dans ce cadre : c’est-à-dire respecter les standards de sécurité usuels, utiliser des protocoles sécurisés par défaut, mais surtout permettre une personnalisation totale de sa solution, notamment lors de l’implémentation technique. En effet, il est impératif que les marqueurs puissent être revus, modifiés et certifiés conformes à la politique de sécurité de l’entreprise. Mieux vaut ne pas héberger de contenus à l’extérieur de l’environnement intranet. Cela pourrait représenter une faille de sécurité.

Idéalement, être accompagné par des experts de la solution est recommandé pour garantir cette sécurité tout au long du projet.

Une mesure flexible et évolutive

Chaque environnement intranet est unique et hautement personnalisé (et personnalisable), surtout dans le cas de SharePoint (différentes technologies, applications, fonctionnalités, …). Un outil de mesure simple à intégrer, à utiliser et flexible est donc indispensable pour s’adapter à chaque contexte.

Le contenu est parfois généré directement par les utilisateurs. La plateforme intranet doit donc accepter les nouveaux éléments ajoutés (documents, commentaires), mais aussi les nouveaux sites et groupes générés quotidiennement par ces utilisateurs. Idéalement, une solution digital analytics répond à cela en proposant une mesure dynamique et évolutive prenant en compte tout nouveau contenu en temps réel. Sa capacité à se redimensionner en fonction des changements structurels de l’entreprise est également primordiale en cas de réorganisations internes ou de nouvelles orientations.

Définir des règles en amont pour regrouper les contenus présente un réel avantage. Cela permet aux nouvelles publications de ne pas être dispersées et absentes des rapports analytiques automatisés et des alertes. Créer une nouvelle page ou site doit automatiquement se répercuter dans l’outil digital analytics, et cela sans perturber les rapports existant ! Le Must-Have est de pouvoir gérer ces règles et cette configuration technique directement depuis la solution digital analytics, afin d’éviter de nouveaux développements. Ainsi, de nouveaux indicateurs métiers peuvent être intégrés ultérieurement, par import de nouvelles tables de correspondance. Une autre fonctionnalité analytique indispensable consiste à personnaliser les termes de son interface. Rien de plus irritant qu’une métrique intitulée « visiteur » quand on est habitué à lire « utilisateur » sur tous les rapports !

Intégrer et montrer la donnée aux collaborateurs

 L’adoption de l’outil Sharepoint passe aussi par l’exposition à la donnée analytique. Il est crucial de communiquer l’information auprès des utilisateurs. En effet, lorsqu’un collaborateur publie un nouveau contenu, permettez-lui de consulter l’audience, la résonance et la performance de sa publication (de manière publique ou privée). Pourquoi ? Parce que dans une logique de production collaborative et de partage de contenus, la motivation des collaborateurs va dépendre en partie du « succès » de leur production. Ces chiffres, fiables et accessibles, reflétant leur performance sont une référence pour chacun et peuvent créer une dynamique de partage et de création entre les utilisateurs.

Concrètement, la diffusion de l’information ne passe pas uniquement par des diaporamas et autres rapports produits mensuellement. Une intégration directe de la donnée et une exposition quasi forcée dans l’interface des utilisateurs lui donne beaucoup plus de visibilité.

Une plate-forme intranet est déjà hyper-personnalisée pour chaque équipe au sein de l’entreprise. L’affichage des performances peut s’envisager dans des blocs spécifiques ou des compagnons de productivité sur les pages de l’intranet. Avec une solution de mesure ouverte disposant d’une API en temps réel, il est possible d’afficher les données d’audience par page, par site, par document ou utilisateur. Ainsi, chacun peut consulter ses résultats, chaque jour, ou au global sur une période donnée, sans quitter l’intranet. Sur ce même principe, on peut aussi imaginer la création d’un bloc d’articles les plus lus, les plus partagés dans la journée, pour accroître leur visibilité ; créer des alertes email de fréquentation pour continuer de mettre à jour les contenus populaires ; etc.

Pour lever les freins à l’adoption d’un projet d’intranet, votre solution digital analytics peut être un redoutable allié, à condition de respecter quelques points essentiels : la mesure doit être exhaustive et flexible sans pour autant mettre en danger la sécurité de l’organisation ou la vie privée de ses collaborateurs. Au-delà de ces impératifs, l’exposition des performances est également un facteur clé de succès. Elle permet d’éveiller la curiosité des collaborateurs, d’accroitre leur productivité et de les familiariser avec un modèle « data-driven » potentiellement déclinable à d’autres systèmes de l’entreprise s’il est adopté par tous.

Chez AT Internet nous accompagnons les organisations sur ces problématiques de mesure de la performance de leurs intranets. N’hésitez pas à nous contacter pour discuter de votre projet.